Manejo financiero, un factor de éxito en la ejecución de un proyecto

La gestión financiera es una función que permite unificar la planificación, presupuestación, contabilidad, pagos, informes financieros, controles internos, auditoría, adquisiciones y desembolsos para respaldar la ejecución.

Contar con información financiera oportuna y relevante permite construir una base firme para tomar mejores decisiones, lo que a su vez hace viable el avance físico del proyecto al contar con la necesaria disponibilidad de fondos, reduciendo el riesgo de demoras o cuellos de botella. Una buena gestión financiera proporciona la información esencial para los que realizan las tareas de ejecución y supervisión, lo que permite la detección de errores accidentales o deliberados, facilitando la prevención de fraude y corrupción, ya que posibilita los controles internos y la capacidad de identificar con rapidez los sucesos inusuales y los desvíos que comprometen el presupuesto asignado al proyecto. Es pues la función financiera una de las más idóneas herramientas con que cuenta un líder de proyecto para apuntalar su éxito.

La Función Financiera en la Ejecución del Proyecto

Dentro del concepto de proyecto en ejecución la función financiera ocupa un lugar estratégico, cuyo objetivo principal es utilizar toda su capacidad operativa y analítica para atender eficientemente a sus "clientes internos", vale decir, su respaldo oportuno y eficaz a las áreas de producción, recursos humanos, procedimientos administrativos y adquisiciones.

Las principales tareas encomendadas a la función financiera son las siguientes:

• Elaboración y proyección de presupuestos y flujos de fondos acordes con las diferentes actividades programadas.

• Fijación de políticas en torno al comportamiento de los activos.

• Definición y planeación de la estructura de endeudamiento.

• Por otro lado, la imagen de solidez corporativa se resentirá y la confianza por parte de terceros (bancos y corporaciones) también se afectará, pero además la autonomía de la firma y su operación podrá quedar comprometida.

• Si bien es cierto que la política de financiamiento la define la empresa matriz, los directivos del proyecto decidirán si acuden directamente al mercado de capitales con la emisión de bonos, o si se aproxima al ahorro primario mediante la colocación de acciones.

• La asunción de compromisos financieros con agencias, bancos, fabricantes y proveedores nacionales e internacionales requiere estudio, organización y notable trabajo de detalle para consolidar y apuntalar los contratos correspondientes y el cierre financiero.

• Esta función se encarga también de operaciones financieras de rutina que hacen referencia a un cúmulo de actividades cotidianas programadas, y otras imprevistas o accidentales, que desarrolla el equipo de tesorería.

• Garantizar la elaboración oportuna y confiable de los estados financieros y sus análisis correspondientes.

• Estudio y colocación de pólizas de seguro que garanticen su cabal cubrimiento en todo tipo de riesgos.

• Elaboración de listados actualizados de los bienes del proyecto que pueden servir de garantía ante terceros. Es claro que entre más avance la ejecución, el patrimonio del proyecto se irá incrementando y por ende su capacidad de respaldar acreencias.

• Adelantar las estrategias adecuadas de cubrimiento del proyecto en ejecución en contra de los procesos de devaluación e inflación.

• La política financiera está afectada continuamente por situaciones no financieras, como: el comportamiento del mercado tanto de insumos como de productos, los cambios continuos de la legislación (comercial, laboral, de comercio exterior, de aduanas, etc.), los desarrollos tecnológicos, los riesgos políticos, etc., que se deben tener en cuenta en el momento de hacer los presupuestos de corto y mediano plazo.

• Una de las tareas más importantes de la administración financiera del proyecto son las tareas de control de las fuentes y usos previstos en el plan, y las exigencias surgidas de la misma dinámica de la ejecución del proyecto.

• En resumen la función financiera incluye todas las acciones encaminadas a determinar el nivel de recursos necesarios, su distribución entre los distintos usos, y localización y ponderación de fuentes para garantizar la ejecución del proyecto.